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    (2020)中國科學院條件保障

    與財務局關于進一步規范科研經費管理和使用的通知

     

    科發條財函字〔2020〕53號

    院屬各單位、院機關各有關部門:

      近年來,各單位承擔的科研項目和取得的科研經費均大幅增長。在科研經費管理和使用中,多數單位能按照國家法律法規和財經制度進行管理和使用,保證了科研工作的順利進行。但根據中央第十五巡視組對我院巡視的意見反饋,以及近年審計、院內巡視、財務檢查的情況來看,部分單位仍存在管理和使用不規范現象以及違規問題,影響了科研工作順利開展。為落實中央巡視整改要求,進一步規范各單位科研經費管理和使用,促進我院科研工作持續健康發展,現就進一步規范科研經費管理和使用通知如下:

      一、加強制度建設

      我院落實"放管服"改革的要求,制定完善了一系列管理制度,改革和創新科研經費使用和管理方式。但仍然發現部分單位科研經費管理制度陳舊,時效性不強。部分制度照搬照抄,未結合本單位實際,責任歸口部門不明確,細則條款不明確,程序要求冗余,可操作性不強。個別單位缺少"三重一大"事項決策審批制度,對大額科研資金支出決策審批不嚴,缺少管控措施。

      各單位應高度重視制度建設工作,在院制度框架內制定并完善相關科研經費和財務管理制度,明確"三重一大"事項決策審批制度。內部制度應結合單位實際,細則條款和權責范圍應明確清晰,具有可操作性,避免重復、無效的程序要求。因國家政策調整等因素,不適用的制度條款應及時修訂。

      二、嚴防"小金庫"問題發生

      "小金庫"是指違反法律法規及其他有關規定,應列入而未列入符合規定的單位賬簿的各項資金(含有價證券)及其形成的資產。"小金庫"的表現形式主要包括:一是通過隱匿、截留單位收入以及違反"收支兩條線"原則形成的,包括利用單位各種資產對外提供服務,房屋出租、科研展品及廢舊物資處理收入等未納入單位財務部門統一管理,還包括未按規定對大型會議全部財務收支編制預算、進行結算與賬面反映,通過會議公司、酒店等存在坐支或將結算余款留存;二是通過虛列各項支出形成的,包括虛列技術開發費,虛報冒領材料費、勞務費、咨詢費、培訓費等,以及以虛報工作量、虛報維修、開假發票等方式,將科研經費轉到本單位以外形成。

      各單位應強化財務收支管理,嚴禁單位以各種名義、各種方式設立"小金庫"。加強內部科研測試平臺及課題組領用材料、動植物等資產的后續管理,梳理掌握各種收入信息,對外提供服務取得的收入應及時納入研究所財務統一管理;全面梳理掌握單位出租出借資產和報廢資產信息,建立從形成、配置、使用、處置等全過程監控,確保資產出租出借及處置收入及時入賬;規范野外臺站等分支機構、食堂、物業等后勤保障部門資金管理,避免形成"賬外賬"。加強材料、測試化驗加工、勞務、專家咨詢、差旅、會議等支出管理,強化事前審批,落實審批責任,加強真實性和報銷票據附件審核,防止虛報冒領、重復報銷套取資金。

      三、強化預算源頭管理

      根據近年預決算對比,部分單位部門預算編制不完整,上年結轉結余、出租收入、技術收入、科研項目收入、下屬企業上繳收入等未完整編入部門預算,預決算差異較大。有的單位承擔的國家級科研項目預算編制不準確,編制質量審核把關不嚴,或未按項目主管部門規定履行預算調劑審批程序,造成執行中違反相關項目經費管理制度、項目合同書的條款,開支項目預算以外的內容。有的單位科研項目預算績效目標填報較為粗糙,績效目標設置不完整,指標設計未細化、未量化,與科研任務目標"兩張皮",造成績效目標管理表無法起到作用。

      各單位應充分認識預算管理的重要性,按照《預算法》從源頭上抓實單位預算編制工作,加強組織協調,明確各部門職責,充分發揮預算委員會作用,科學、合理、完整編制預算,盡可能全面、準確預計出租收入、技術收入、科研項目收入、下屬企業收入等收入項,以前年度結轉結余應納入部門預算編制。嚴格執行項目主管部門對項目預算管理要求,發揮科研財務助理作用,提高項目預算編報質量,實際執行中按要求及時履行預算調劑審批程序。在編制項目預算時,按照"誰申請資金,誰設定目標"的原則,科學、合理編報績效目標,設定與任務匹配、可操作和量化的績效指標,在報送前加強對項目預算績效目標的審核。

      四、正確處理關聯業務往來

      關聯業務是指課題承擔單位委托具有關聯關系的企業或單位提供有償業務的行為。部分單位對關聯業務重視程度不足,制度建設和執行不力,對關聯方管理不到位,資質審核不嚴,關聯業務審批程序和合同管理不規范。個別單位將承擔的科研項目經費通過技術開發、技術服務合同委托、撥付給關聯單位,用于支付在編人員的工資薪酬,涉嫌虛列技術開發費。個別單位由所辦公司對外銷售技術產品,將銷售收入轉入公司,而部分成本在研究所課題中列支,涉嫌利益輸送。個別單位與所辦公司或分支機構的資產、成本、人員關系劃分不清晰,所辦公司無償使用場地、平臺、設備等資源。個別單位存在在職職工在所辦公司違規領取報酬的現象。

      各單位應嚴格執行《中國科學院關于加強科研項目關聯業務管理的暫行規定》(科發條財字〔2015〕125號),確保關聯業務的必要性、真實性和公允性,防止違規撥付資金、套取資金及利益輸送等舞弊、違法行為的發生。在關聯業務管理制度中明確禁止事項、申報審批程序、承諾公示機制。理清與所辦企業等關聯方關系,合理區分研發、轉化等階段收入、成本,合理劃分員工薪金發放主體。明確關聯業務管理的歸口部門,及時掌握關聯方、關聯業務,利用審批、論證、公示、承諾機制加強對關聯業務的管理。規范測試化驗加工、采購等行為,加強對關聯方資質的審核,對其實際能力、條件做必要的市場調查;符合政府采購和招投標范圍的,嚴格履行政府采購和招投標程序。加強對關聯業務合同的管理,規范關聯業務合同簽訂程序,嚴格事前審批的原則;確保合同簽訂時間、金額、內容等要件齊全;確保關聯業務合同條款公平。

      五、規范內部往來業務行為

      內部往來業務是院屬單位內部核算單元之間提供各項服務以及相關成本費用結算。對于內部往來業務的處理,部分單位缺少相關管理制度或制度可操作性差。個別單位通過虛構業務事項、虛增業務量、或不合理收費等方式變相轉移或套取項目資金;部分單位內部轉賬結算佐證材料不充分,難以證明內轉業務真實性。

      各單位應嚴格執行《中國科學院單位內部往來業務管理指導意見(試行)》(條財字〔2019〕57號),建立健全內部往來業務管理制度,加強對內部往來業務真實性、相關性的審核。按照成本補償原則合理制定各項內部往來業務的收費標準,原則上不得高于成本核算價格和對外服務價格,收費標準應經所務會批準,并在單位內部公示。結算時應有明確的計量辦法、可操作的計量手段、合理的分攤依據以及手續完備的內部往來業務證明資料。按照"收支兩條線"原則,對內部往來業務收入納入單位預算,由單位統一管理,統籌用于各項科研業務相關支出。嚴禁通過虛構事項、虛增業務量或不合理收費等方式變相轉移或套取項目資金。

      六、加強會議費管理

      各單位按照"放管服"有關要求制定了會議費管理辦法,但在實際執行中發現:有的單位混淆行政會議與科研會議,將相關政策錯用在行政會議中,未按照會議級別履行會議計劃審批和執行標準;有的單位內部學會、協會未經民政部門批準,不具備收費資質,違規在舉辦會議過程中收取費用;個別單位通過虛報參會人數增加會議預算,變相提高就餐、住宿標準,在沒有會議計劃、審批、通知等相關性材料情況下,通過會議形式報銷餐費或接待費;一些單位存在會議計劃申報隨意,審批失控,會議泛化等問題。

      各單位應進一步完善會議費、接待費、誤餐費等管理辦法,避免會議泛化,防范違反中央八項規定精神的事項發生。嚴格執行《中國科學院會議費管理辦(試行)》(科發條財字〔2016〕103 號)和《中國科學院在華舉辦國際會議經費管理辦法(暫行)》(科發際字〔2017〕47號),嚴格區分行政會議與科研業務會議,科研業務會議是指以科學研究、決策咨詢、學術交流、成果轉移轉化等為主要內容的業務性會議。行政會議應嚴格按照會議等級履行審批程序。全面梳理單位內部學會、協會不具備收費資質,嚴禁收取會議費。按照"厲行節約"的原則,控制會議規模和人數,不得通過虛報人數增加會議預算或變相提高就餐或住宿標準。加強對小型科研會議的審批管理,嚴禁違規以會議費名義報銷餐費或接待費。按規定編制會議全部財務收支預算,嚴格按"收支兩條線"的原則,將會議全部收入和支出納入單位財務統一管理。委托會議服務公司的,嚴格遴選具有相應資質的會議服務公司,簽訂委托合同,及時結算入賬,并將會議收支結算清單作為會議報銷憑據。

      七、重視合同管理問題

      合同管理是科研經費監管的重要關口。當前各單位合同管理存在的主要問題包括:部分單位領導、管理和科研人員合同管理認識不到位;沒有明確合同歸口管理部門,或有歸口管理部門但沒有明確職責,缺少相應合同管理制度;重大合同管理缺少前期主體形式審查和實質審查等準備工作,缺少合同談判、簽訂、執行以及變更等法定程序;簽訂的合同文字不嚴謹,條款不全面有漏洞;執行過程中忽視合同變更管理和檔案管理等。

      各單位應依照《合同法》、《勞動合同法》加強科研經費合同管理,增強合同管理意識。建立健全合同管理制度,明確合同歸口管理部門及職責,嚴格合同簽章。重大合同要做好前期準備工作,管控好合同談判、合同審核及簽訂、合同履行、合同變更、合同驗收等重要環節,做到不相容崗位相互分離。

      八、規范基本科研業務費管理

      基本科研業務費主要用于由科研院所自主選題開展的科研工作;所屬行業基礎性、支撐性、應急性科研工作;團隊建設及人才培養;開展國際科技合作與交流;科技基礎性工作等其他工作。目前部分單位在基本科研業務費的安排和使用較為隨意,缺少管理機制,甚至有個別單位超范圍開支單位公用經費。

      各單位應按照《中央級公益性科研院所基本科研業務費專項資金管理辦法》(財教〔2016〕268號)和《中國科學院院級科研項目經費管理辦法》(科發條財字〔2016〕169 號)等科研經費管理規定,切實履行在資金申請、資金分配、資金使用、監督檢查等方面的管理職責。單位可組建基本科研業務費管理咨詢委員會等,充分聽取科研人員意見,按照科學民主、公開公正的原則,審議支持項目和預算方案,并監督資金的使用?;究蒲袠I務費中嚴禁分攤單位公共管理和運行費用,嚴禁開支罰款、捐贈、贊助、投資等。

      院將繼續加強對于科研經費違規行為的監督檢查力度,一旦發現違規問題,將按照有關規定處理,情節嚴重的將移交有關部門處理。

     

    中國科學院條件保障與財務局

    2020年5月6日     

     

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